10 astuces pour bien maîtriser Excel 2013

Microsoft Excel est sans doute le logiciel le plus complexe de la suite Microsoft Office. C’est certainement l’un des outils les plus utilisés dans les bureaux. Tous les métiers, ou presque, ont besoin à un moment donné d’utiliser Excel. Mais des astuces existent pour profiter des très nombreuses fonctionnalités du logiciel. Nous avons rassemblé 25 astuces pour maîtriser Excel, des raccourcis clavier spécifiques à la gestion des tableaux croisés dynamiques.

• Les raccourcis clavier les plus connus sur Microsoft Excel

Comme de nombreux logiciels, quelques raccourcis bien utiles permettent d’être plus productif sur Excel.

• Copier : CTRL+C
• Couper : CTRL+X
• Coller : CTRL+V
• Mettre en gras (version anglaise) : CTRL+B
• Mettre en gras (version française) : CTRL+G
• Rechercher quelque chose : CTRL+F
• Insérer la date du jour : CTRL+; (point-virgule)
• Insérer l’heure : CTRL+: (deux points)
• Sélectionner toute une colonne active : CTRL+ Espace
• Sélectionner toute la feuille Excel : CTRL+A
• Insérer une somme automatique : ALT+=

• Les fonctions Excel les plus utilisées

Sur Excel, les fonctions sont très nombreuses. Elles permettent d’effectuer des calculs, rechercher des données, ou obtenir des informations.

Pour insérer une fonction, il suffit de cliquer sur l’icône Fx présent sous le ruban. Toutes les cellules qui contiennent une fonction commencent par le caractère =. Si vous connaissez bien certaines fonctions, vous pouvez y accéder directement en saisissant = puis le nom de la fonction au sein d’une cellule.

• Nommer un tableau sur Excel

Dans certains cas, il peut être utile de nommer un tableau.

Sélectionnez la plage à nommer (exemple : de la cellule B2 à la cellule E7). Cliquez ensuite sur le champ situé à gauche, sous le ruban, puis inscrivez le nom de votre choix.

• Créer une suite logique grâce au cliquer glisser

Au lieu de copier-coller les formules, vous pouvez les dupliquer grâce au cliquer glisser.

Il suffit de sélectionner la(les) cellule(s) source, puis placer son curseur en bas à droite de la cellule. Une petite croix va apparaître, permettant de copier-coller facilement la formule (ou une série de formules) vers le côté ou vers le bas. Certaines valeurs, telles que des plages de cellules, seront remplacées automatiquement pour conserver la logique de vos fonctions.

• Figer la ligne, la colonne ou la cellule dans une fonction

Dans certains cas, on souhaite « figer » une ligne, une colonne ou une cellule dans une suite de fonctions.

Pour toujours diviser un calcul par la même cellule par exemple, quel que soit l’emplacement de la formule. Pour ce faire, lorsque vous saisissez votre formule, il suffit d’appuyer sur la touche F4 lorsque la cellule en question est mentionnée. Par exemple, inscrivez =SOMME (D4, puis appuyez sur F4.

• Gérer plusieurs feuilles Excel sur un classeur

Un document Excel peut être composé de plusieurs onglets. On appelle un classeur le document complet, les onglets sont des feuilles.

Vous pouvez ajouter facilement des feuilles grâce au bouton dédié en bas à gauche de la fenêtre (MAJ+F11).

• Créer un graphique à partir de données Excel

Créer un graphique sur Excel, c’est très facile.

Le mieux est de sélectionner vos données, puis de choisir le type de graphique de votre choix dans l’onglet Insertion.

• Faire un calcul matriciel sur Excel (résultat sur plusieurs cellules)

Dans certains cas, le résultat d’un calcul Excel ne peut être affiché sur une seule cellule. On parle alors de calcul matriciel. C’est notamment le cas de la fonction TRANSPOSE, qui permet de transposer une matrice.

Pour ces fonctions matricielles, vous ne pouvez pas taper ENTER pour valider la formule. Vous devez sélectionner la plage de sortie, saisir votre formule, puis taper CTRL+SHIFT+ENTER.

• Trier et filtrer les données d’un tableau Excel

Trier les données sur Excel, c’est très facile : sélectionnez d’abord votre tableau (avec ou sans les étiquettes), puis cliquez sur Trier dans l’onglet Données. Une fenêtre s’ouvre, vous invitant un trier votre tableau selon telle ou telle colonne et de telle ou telle façon (du plus petit au plus grand etc.).

• Convertir un fichier Excel en PDF

L’enregistrement en PDF n’est pas réservé aux documents Word ! Vous pouvez aussi transformer un tableau Excel en document PDF. Mais tout dépend de votre version de Microsoft Excel :

• Microsoft Excel 2010 et 2013 : il suffit d’utiliser la fonction Enregistrer sous. Choisissez alors PDF comme type de fichier, et le tour est joué.

• Microsoft Excel 2007 : il suffit d’ajouter ce complément : Enregistrement en PDF ou XPS dans Microsoft et le tour est joué.