La gestion de projet

Un gestionnaire de projet doit posséder plusieurs qualités et les outils nécessaires afin de réaliser son projet, tel le leadership, l’empathie, le pragmatisme, et l’organisation. De plus en plus, il existe des outils et des logiciels de gestion, mais ceux-ci sont souvent plus complexes que le projet lui-même. La plupart des logiciels de gestion de projet est conçu pour la commercialisation de la masse ; ce qui signifie qu’il n’a pas été personnalisé pour vos besoins exacts.

Vous prêtez trop de temps à chercher les actifs et les documents.

Le temps perdu est probablement le problème le plus fréquent et inquiétant. La gestion de projet consiste à générer une quantité massive de fichiers (courriels, listes, rapports, produits livrables, offres de service, etc.). Maintenir toutes ces informations au même endroit n’en vaut pas la peine si vous ne pouvez rien trouver.

Que faire ? Utilisez un logiciel qui vous permettra d’effectuer des recherches puissantes. Si vous utilisez une application qui vous permet de stocker des informations sous une forme structurée, ayant des champs et propriétés définis, vous serez en mesure d’effectuer des recherches en utilisant plusieurs filtres. Vous pouvez filtrer tous vos actifs, y compris les listes d’actions, les problèmes, les livrables ainsi que les documents joints. Vous ne devriez pas perdre votre temps à chercher en utilisant un mot-clé. Il est également important d’être en mesure de collaborer sur vos documents clés.

Votre équipe est partout.

Forbes estime que 30 à 45% des employés travaillent à distance et le Wall Street Journal rapporte que 13,4 millions de personnes ont travaillé à partir de leur domicile au moins une journée par semaine en 2010. De plus en plus de travailleurs choisissent de travailler à partir de la maison (et c’est peut-être même souhaitable pour eux de le faire). En outre, il n’y a aucune garantie que votre équipe proviendra de la même ville.

Le problème est que les applications de bureau courantes que les gens utilisent pour la gestion de projet (tel Excel) ne fournissent pas les fonctionnalités de collaboration dont vous aurez besoin afin de maintenir tous les gens impliqués bien informés. La mauvaise communication peut entraîner des pertes de temps et beaucoup de stress inutile.

Utilisez plutôt un outil sur le nuage (the Cloud), ayant un accès mobile et de solides fonctionnalités de collaboration. Ayant un « hub » numérique où toutes vos informations pertinentes sont stockées et partagées économisera du temps parce que les gens ne seront pas obligés de demander (et puis attendre) pour des informations. Les capacités de collaboration signifie également que tout le monde a un accès simple aux mêmes documents et peuvent afficher des commentaires et mises à jour, ainsi tout le monde sera à jour. L’accès mobile signifie que toutes les personnes impliquées au projet auront toutes les informations à jour immédiatement et seront au courant du projet, même s’ils sont absents du bureau.

Vos priorités ont changés et personne n’est à jour.

Voici une liste de quelques facteurs clés d’un projet qui peuvent connaître une évolution rapide lors d’une journée : l’objectif du projet, les livrables, le budget, le calendrier, et la perte ou la réallocation des ressources. Si vous gérez plusieurs projets à la fois, un projet peut être prioritaire aujourd’hui, tandis qu’un autre l’était hier. Un nouveau service ou nouvelle stratégie peut être mis(e) en œuvre, ce qui permettra d’accélérer ou de ralentir le rythme de votre projet.

La solution est d’utiliser un outil de gestion de projet qui a une vue « Kanban ». De cette façon, tout le monde peut voir visuellement le progrès, les missions et les échéanciers du projet qui sont à jour.

Les objectifs individuels de chaque membre ne sont pas définis.

Il est difficile de maintenir tout le monde à jour et de garder une concentration sur le projet (surtout compte tenu des priorités modifiées dont nous venons de discuter). De plus, si nous ne savons pas ce que les autres membres de notre équipe sont en train d’accomplir ou si nous ne connaissons pas l’objectif du projet en cours, il est facile pour les membres individuels de perdre leur temps en finalisant une tâche non pertinente ou redondante.

La meilleure solution est d’utiliser des listes à faire et des workflows. Afin d’éliminer la confusion, définissez des listes à faire personnalisées pour chaque membre de votre équipe. Un logiciel qui vous permet de créer des workflows pour chaque membre de l’équipe et qui peut être partagé avec d’autres collaborateurs permet d’éliminer la nécessité d’arrêter le travail de tout le monde afin de participer à une réunion, surtout si votre équipe travaille à distance ou hors du bureau. Vous pouvez ainsi communiquer les listes de tâches et de mises à jour via cette application.

L’utilisation du (des) mauvais outil(s).

Les gestionnaires de projet (ainsi que les membres de leur équipe) ont souvent l’habitude d’utiliser plusieurs logiciels différents afin de compléter ou de gérer individuellement leurs tâches. Vous pouvez facilement vous retrouver avec une application pour les tâches, une pour les échéanciers, une pour la prise de notes, en plus d’un certain nombre de feuilles de calcul ainsi que d’autres logiciels spécifiques pour la gestion de projet. Le résultat : la perte de temps à synchroniser et à disséminer ces informations.

En outre, il existe un grand nombre d’outils unifiés qui sont horribles pour la gestion de projet. Avouons-le, Excel est nul. Son utilisation apporte de grands défis. Si votre logiciel n’est ni convivial ni collaboratif, vous ne serez en mesure de gérer efficacement vos projets, peu importe si vous êtes très bon en organisation.

Alors, que faire ? Trouvez une plate-forme qui vous permet de construire vous-même votre propre processus. Si vous concevez votre outil en fonction de votre workflow et de votre équipe, vous ne serez pas obliger de reconstituer un tas de différentes applications (et vous ne payerez pas pour des logiciels dont vous n’avez pas besoin ou qui servent à rien). Quelques plates-formes offrent des recherches intelligentes de données, l’accès mobile, des fonctions collaboratives, des vues Kaban, et des listes individuelles afin de simplifier et de clarifier le workflow. Vous n’utiliserez plus les feuilles de calcul.

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