Services d’adjoint(e) administratif(ve) – Virtuel (le) ou à vos bureaux

Une solution à votre recherche de main-d’œuvre

• Vous cherchez une solution d’adjointe virtuelle qui vous permettra de faire face aux besoins changeants de votre entreprise tout en vous donnant l’occasion de maintenir votre flexibilité ?
• Pour faire face à la situation actuelle (COVID-19) qui promet d’être long, vous aimeriez apprendre à travailler avec des collaborateurs de plus en plus en télétravail ?
• Vous êtes débordé et le travail s’accumule ?
• Vous avez une urgence et manquez de temps pour l’accomplir ?
• Vous avez besoin d’une assistante et ne voulez pas embaucher une personne surnuméraire ?

Le service de secrétariat professionnel s’adresse aux :

• Employeurs qui font face à une absence prolongée d’un membre de leur personnel
• Petites et moyennes entreprises
• Commissions scolaires
• Travailleurs autonomes
• Étudiants

Les avantages d’avoir une adjointe virtuelle :

• Réduction des coûts (ne payez que pour les heures travaillées) :
  • Vous ne fournissez aucun équipement
  • Aucun avantages sociaux, déductions à la source, vacances et journées de maladie à cotiser
• Augmentation de la productivité, délégation des tâches administratives
• Horaires flexibles

Professionnalisme… Disponibilité… Confidentialité…

Liste de services offerts

Secrétariat

• Gestion des appels et suivi auprès de la clientèle
• Gestion et tri des courriels (répondre aux courriels)
• Gestion des tâches et des suivis dans Outlook
• Gestion d’agenda, organisation et prise de rendez-vous
• Utilisation d’un CRM pour gérer les clients
• Planification des déplacements, des réunions et des conférences
• Suite Office, Office 365, Exchange Server, Outlook
• Tableaux, organigrammes et présentation des données
• Rédaction :
  • Lettres et autres documents administratifs
  • Mise en page et traitement de texte
  • Infolettres
  • Manuels de procédures ou d’employés, et contrats de service
  • Pochettes d’information
  • Procès-verbaux
  • Bases de données
  • Curriculums Vitæ
• Révision, correction, édition, traduction, transcription
• Préparation de soumission
• Numérisation (retouche), télécopies, photocopies
• Internet, recherches documentées
• Envois postaux, de courrier rapide
• Publipostage

Comptabilité

• Tenue de livres
• Entrée de données
• Saisie, compilation et analyse de données
• Services et gestion de paies
• Facturation
• Remise TPS / TVQ
• Conciliation bancaire
• Préparation de budget
• Rapports de fin d’année

Notre fonctionnement (une collaboration à distance)

Un large éventail d’outils est utilisé afin de réaliser le travail de manière efficace et selon des critères élevés de qualité et de précision, tout en respectant les échéances requises.

Un compte de minuterie (logiciel de gestion du temps) est créé pour pouvoir suivre vos projets, et nous vous remettons les informations nécessaires afin d’y accéder.

Nous pouvons planifier des rencontres soit par vidéo-conférence (utilisation de plusieurs plateformes : Zoom, Teams, Facebook Rooms, etc.), par conversation téléphonique, ou à vos bureaux.

Confidentialité

Afin d’assurer la confidentialité, une entente de service est rédigée à cet effet. Sachez qu’il est primordial pour nous de ne pas divulguer les informations de nos clients et de s’assurer qu’il n’y ait aucun conflit d’intérêts. ​

Services à prix concurrentiels

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