Rédiger des courriels professionnels efficaces

Il est facile de sous-estimer le pouvoir d’un courriel. Après tout, nous en envoyons probablement des douzaines durant la journée. Mais il faut considérer que le courriel est le moyen de communication le plus utilisé dans le monde des affaires. Pourtant, plusieurs personnes ne savent pas le rédiger de façon efficace – trop longs, trop familiers, mal introduits – vos courriels ratent leur cible.

Nous vous présentons quelques trucs afin de vous aider à rédiger des courriels professionnels efficaces.

Avant de commencer

Rappelez-vous d’adapter le niveau de langue, le contenu et la forme du courriel à la personne à qui vous vous adressez.

Posez-vous les questions suivantes :

• À qui s’adresse ce courriel ?
• Pourquoi l’écrivez-vous ?

N’oubliez pas, un courriel, c’est rédiger un texte bref qui a une structure. Même s’il est court, ce texte prend, en général, une introduction, un développement et une conclusion. Ces éléments sont particulièrement importants si ce courriel est rédigé dans un contexte professionnel.

Un courriel devrait contenir les éléments suivants :

• Objet (le but du courriel) ;
• Appel (début du courriel) ;
• Introduction ;
• Développement ;
• Conclusion ;
• Formule de salutation ;
• Signature.

L’expression orale et l’expression écrite : deux actions très différentes

Vous faites des fautes lorsque vous rédiger un courriel ? Il y a déjà là un grave problème. Votre professionnalisme passe nécessairement par la qualité de votre français. Vous pouvez consulter des ouvrages de références, un des outils extraordinaire pour répondre à vos questions est La Banque de dépannage linguistique (BDL).

Relisez vos courriels soigneusement. Rappelez-vous qu’un courriel est éternel. Soyez prudent !

Style d’écriture

Il est souhaitable de faire coller autant que possible votre style d’écriture à votre personnalité tout en faisant attention de ne pas écrire exactement comme vous parlez.

À l’inverse, c’est bien beau les formules de politesse, mais il faut savoir doser.

Également, afin de conserver votre professionnalisme, faites attention aux blagues de mauvais goût et aux familiarités.

La synthèse

Demander à tout rédacteur professionnel quel est le grand défi de l’écriture : il vous répondra d’abord l’inspiration, ensuite la synthèse.

Rédiger un courriel demande de faire le tri des informations pour en garder l’essentiel. C’est un exercice de synthèse. Vous devez expliquer vos idées brièvement en les réduisant à leur plus simple expression.

N’oubliez pas, les gens ont tendance à mettre de côté les longs courriels pour y revenir plus tard – ce qui veut dire jamais. Si vous devez écrire un long message, scindez-le en petits paragraphes.

L’objet du courriel

Il faut que votre destinataire sache d’emblée à quoi s’attendre avant de cliquer sur votre message. Veillez à ce que l’objet du courriel soit clair.

En ce qui concerne les courriels qui demandent une réponse rapide, n’hésitez pas à ajouter la mention « urgent » à votre objet.

Répondre à tous

Utilisez la fonction « Répondre à tous » avec circonspection. Si vous faites régulièrement suivre des réponses à une longue liste de collègues qui n’ont pas besoin d’en prendre connaissance, ils se mettront vite à supposer que tout message provenant de vous est une perte de temps. Pire encore, si vous cliquez par erreur sur « Répondre à tous » alors que vous transmettez des renseignements sensibles destinés à une seule personne, cela peut avoir des conséquences fâcheuses.

Cc, Cci…

Afin d’éviter des surprises, il est préférable que votre entreprise établisse une règle en ce qui a trait au Cc et Cci. Vous pouvez ainsi demander à la personne en cc de ne pas répondre (vous voulez tout simplement qu’elle soit au courant de ce qui se passe).

Les pièces jointes

N’envoyez pas de pièces jointes volumineuses sans avoir obtenu au préalable la permission du destinataire. La majorité des serveurs de courriel imposent une limite quant à la taille des messages entrants et à la mémoire disponible pour chaque adresse électronique. Les courriels comportant des pièces jointes très lourdes (plusieurs mégaoctets) peuvent vous être retournés. Mais il y a pire : ils peuvent encombrer la boîte de réception des destinataires et bloquer tous leurs autres messages entrants.

Accusé de réception

Il serait une bonne idée de demander un accusé de réception, surtout si vous vous plaignez de ne jamais recevoir de réponse à vos courriels. De cette façon, vous saurez que le courriel s’est rendu. Et si vous ne recevez pas de réponse en temps voulu, relancez !

Signature

Utilisez votre signature d’entreprise et la limitant à votre nom, poste, numéro de téléphone et adresse du site Web. Laissez tomber les courriels, adresse postale et numéro de fax de l’entreprise si ce n’est pas absolument nécessaire. Ajoutez une couleur à votre signature pour qu’elle soit facilement repérable. Évitez les images ou logos trop lourds à charger par vos destinataires.

Envoyer un courriel ou appeler la personne

N’envoyez pas de courriel quand il est plus approprié d’appeler la personne ou de lui rendre visite. Il est plus facile d’avoir une discussion complexe au téléphone que par courriels interposés, et il est préférable de régler les situations émotionnelles – promotion, récompense, réprimande, différend ou cessation d’emploi – en personne.

Si vous devez traiter une situation délicate ou émotionnelle par courriel, rédigez un brouillon, mettez-le de côté quelques minutes, puis relisez-le pour vous assurer qu’il est diplomatique et professionnel. N’oubliez pas: lorsque vous cliquez sur « Envoyer », le message subsistera à jamais dans les limbes du cyberespace.